Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen sichern!

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Seit dem 1.7.2011 erkennt das Finanzamt auch elektronische Rechnungen an, die ohne digitale Signatur übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen bzw. dokumentiert wird.

Um dies sicherzustellen, ist es nach dem BMF-Schreiben vom 2.7.2012 (IV D 2 – S 7287-a/09/10004 :003; Dok. 2012/0449475) erforderlich, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einzuführen, bei dem ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herzustellen ist. Wie dieses innerbetriebliche Kontrollverfahren exakt auszusehen hat, schreibt die Finanzverwaltung nicht vor. Nach dem neuen Abschnitt 14.4 Abs. 4 UStAE reicht es aus, wenn Sie die vorliegende Rechnung mit Ihrer Zahlungsverpflichtung abgleichen.

Die innerbetriebliche Kontrolle kann per EDV oder manuell (handschriftlich) durchgeführt werden. Es sollte von vornherein festgelegt werden, wer die innerbetriebliche Kontrolle übernehmen soll. Was sinnvoll ist, hängt letztlich von der Größe und Struktur Ihres Unternehmens ab.

• Bei größeren Unternehmen, sollte immer derjenige, der den Auftrag erteilt hat, die Eingangsrechnung hinsichtlich des Leistungsumfangs kontrollieren. Derjenige, der den Leistungsumfang prüft, sollte auf der Rechnung oder einem gesonderten Blatt die Richtigkeit (ggf. auch Abweichungen) bestätigen. Anschließend wird die Rechnung überwiesen und gebucht.
• Kleine Unternehmen, bei denen nur wenige Personen tätig sind, brauchen keine persönlichen Zuständigkeiten festzulegen. Dennoch findet auch hier eine Aufgabenteilung statt, die dokumentiert werden sollte, auch wenn keine gesonderte Dokumentationspflicht besteht.

Ist die abgerechnete Leistung kontrolliert und der Rechnungsbetrag überwiesen worden, unterstellt die Finanzverwaltung, dass bei der Übermittlung der Rechnung keine Fehler vorgekommen sind. Das heißt, es liegen keine Anhaltspunkte vor, die gegen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sprechen.

Praxis-Tipp Was die Finanzverwaltung von Ihnen verlangt, ist eine Selbstverständlichkeit, die Sie im eigenen Interesse ohnehin erfüllen. Um Ihren Vorsteuerabzug zu sichern, müssen Sie also Ihr innerbetriebliches Kontrollverfahren, bei dem es um den Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts geht, dokumentieren (§ 14 Abs. 1 UStG) und prüfen, ob in der Rechnung alle erforderlichen Angaben enthalten sind, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind (§ 14 Abs. 4 UStG).

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