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01.02.2019 Von: W. Krudewig

Sachbezugswerte: Wie Essenszuschüsse als Arbeitslohn erfasst werden


Zuschüsse des Arbeitgebers zu arbeitstäglichen Mahlzeiten (Essensgutscheinen, Restaurantschecks) sind als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen. Hat der Arbeitnehmer einen arbeitsrechtlich vereinbarten Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung anzusetzen (2019: 1,77 € für ein Frühstück und 3,30 € für ein Mittag- oder Abendessen). Das BMF hat in seinem Schreiben vom 18.1.2019 (IV C 5 - S 2334/08/10006-01) dargelegt, unter welchen Voraussetzungen die vorteilhaften Sachbezugswerte angesetzt werden dürfen.

Es muss sichergestellt sein, dass

  • tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit durch den Arbeitnehmer erworben wird,
  • für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich beansprucht werden kann,
  • der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt (der Zuschuss darf also 6,40 € nicht übersteigen),
  • der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
  • der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind.

Dies gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte oder vergleichbarer Einrichtung) bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt. 

Nicht einbezogen werden Krankheitstage, Urlaubstage und Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt. Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zahl der Essenmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken erhält. Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren. 

Pauschalierung der Lohnsteuer: Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer pauschal erheben, auch wenn keine vertraglichen Beziehungen zu dem Unternehmen bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt.

Home-Office-Mitarbeiter und Teilzeitkräfte: Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit in einem Home-Office verrichtet oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeitet.

Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit: Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind bei Vorliegen der Voraussetzungen auch dann mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt. 

Vorsicht bei einem Erwerb auf Vorrat! Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.


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