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05.07.2012

Fahrtenbuch für ein komplettes Jahr! Aber: Brauchen Sie überhaupt ein Fahrtenbuch?


Jeder weiß, wie mühsam es ist, ein Fahrtenbuch zu führen, weil alle Fahrten zeitnah aufgezeichnet werden müssen. Damit Ihre Mühe nicht vergebens ist, sollten Sie

  • zunächst feststellen, ob Sie überhaupt ein Fahrtenbuch brauchen und
  • das Fahrtenbuch (falls Sie es brauchen) so führen, dass es auch vom Finanzamt anerkannt wird.

Bei einer überwiegend betrieblichen Nutzung (zu mehr als 50%) können Sie ertragsteuerlich nur zwischen den beiden folgenden Varianten wählen:

  • 1%-Methode: Hierbei muss pro Monat 1% des Bruttolistenpreises des Firmenwagens im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung (abgerundet auf volle 100 €) als Wert der privaten Nutzung versteuert werden) oder
  • Fahrtenbuch-Methode: Hierbei werden die tatsächlichen Kosten nach dem Verhältnis der privat und betrieblich durchgeführten Fahrten aufgeteilt.

Die Wahlmöglichkeit besteht also nur, wenn Sie für das gesamte Jahr ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen (Urteil des Finanzgerichts Münster vom 27.4.2012, 4 K 3589/09 E). Ohne ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist die private Nutzung bei der Einkommensteuer zwingend nach der 1%-Methode zu ermitteln.
Das Umsteigen auf die jeweils andere Methode ist nur zum Jahreswechsel oder (unterjährig) bei einem Fahrzeugwechsel zulässig. Wer sich z. B. im Oktober 2012 ein neues Fahrzeug kauft, kann für das neue Fahrzeug ein Fahrtenbuch führen, auch wenn er für das alte Fahrzeug von Januar bis September 2012 die 1%-Methode angewendet hat.

Sie brauchen kein Fahrtenbuch, wenn die betriebliche Nutzung Ihres PKW zwischen 10 und 50% liegt. Ihr PKW gehört dann nicht zum notwendigen Betriebsvermögen. Sie können ihn entweder Ihrem Privatvermögen oder Ihrem gewillkürten Betriebsvermögen zuordnen. Bei einer Zuordnung zum gewillkürten Betriebsvermögen, dürfen Sie die pauschale 1%-Methode zur Ermittlung Ihrer Privatfahrten nicht anwenden.

Sie können dann den Umfang der betrieblichen bzw. privaten Nutzung darlegen und glaubhaft machen. Das kann in jeder geeigneten Form erfolgen. Die Eintragungen in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen können zur Glaubhaftmachung herangezogen werden (BMF-Schreiben vom 18.11.2009, IV C 6 -S 2177/07/10004). Formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen und zusammenhängenden Zeitraum von 3 Monaten reichen aus.

Formlose Aufzeichnungen über 3 Monate zu führen, ist in der Regel besser und in jedem Fall einfacher als das Führen eines Fahrtenbuchs. Das Ergebnis dieser Aufzeichnungen dient nicht nur zum Nachweis, ob die 50%-Grenze über- oder unterschritten wird. Wird die 50%-Grenze für betriebliche Fahrten nicht überschritten, können Sie den Prozentsatz zugrundelegen, den Sie über den repräsentativen Dreimonatszeitraum ermittelt haben.

Praxis-Tipp
Es ist zweckmäßig, den Umfang der betrieblichen Fahrten nicht erst nach Ablauf eines Jahres festzustellen. Dann können Sie das Ergebnis nicht mehr beeinflussen. Sie sollten die Gesamtfahrleistung und die betrieblichen Fahrten mehrmals im Laufe eines Jahres kontrollieren. Dann besteht die Möglichkeit, das gewünschte Ergebnis (mehr oder weniger als 50%) mit dem eigenen Fahrverhalten zu beeinflussen. Sie können z. B. die Privatfahrten reduzieren, indem Sie dafür den PKW Ihres Ehegatten nutzen.

Weitere Informationen zum Thema PKW-Nutzung und Firmen-PKW finden Sie in unserem Opens external link in new windowPraxisleitfaden „Fahrzeuge im Steuerrecht“


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