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Betriebsveranstaltung: Wie werden Kosten aufgeteilt, wenn Teilnehmer absagen
Wenn Sie als Unternehmer eine Betriebsveranstaltung planen, sollten Sie darauf achten, dass die Kosten für eine Betriebsveranstaltung pro Teilnehmer nicht mehr als 110 € (brutto) betragen. Wird die 110 € Grenze je Arbeitnehmer überschritten, fällt für den übersteigenden Betrag Lohnsteuer an, die auch pauschal mit 25% ermittelt werden kann. Was sich jedoch wesentlich stärker auswirkt, ist der Vorsteuerabzug, der bei Überschreiten des Grenzwerts in voller Höhe wegfällt. Wenn einzelne Gäste absagen oder nicht erscheinen, stellt sich die Frage, ob die Kosten auf die
- die Zahl der geplanten Teilnehmer oder
- die Zahl der tatsächlich teilnehmenden Personen
zu verteilen ist.
Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitgeber lädt 50 Gäste zu einer Betriebsfeier ein. Die Kosten für die Veranstaltung betragen 5.000 €. Somit entfallen auf jede Person 100 €. Bei einer Lohnsteuerprüfung stellt sich heraus, dass 10 geladene Gäste abgesagt haben. Die Kosten, die auf jede teilnehmende Person entfallen, betragen (5.000 € : 40 =) 125 €. Das bedeutet im Ergebnis, dass die Kosten je angemeldeten Teilnehmer (5.000 € : 50 =) 100 € betragen und die Kosten je tatsächlich teilnehmender Person (5000 € : 40 =) 125 €.
Konsequenzen:
- Auffassung der Finanzverwaltung: Maßgebend ist die Zahl der Personen, die tatsächlich teilnehmen, sodass auf jede Person 125 € entfallen. Der übersteigende Betrag von (125 € - 110 € =) 15 € muss bei jedem teilnehmenden Arbeitnehmer als Arbeitslohn erfasst werden, der entweder individuell oder pauschal versteuert wird. Der Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen entfällt insgesamt.
- Auffassung des Finanzgerichts: Maßgebend ist die Zahl der Personen, die ursprünglich an der Betriebsveranstaltung teilnehmen zu wollten. Bei 50 Personen entfallen damit auf jede Person 100 €, sodass der Grenzwert von 110 € nicht überschritten wird. Die Zuwendung an den Arbeitnehmer ist dann lohnsteuerfrei und der Unternehmer kann den Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen uneingeschränkt geltend machen.
Praxis-Tipp:
Das Finanzgericht Köln hat die Meinung vertreten, dass Absagen von Kollegen steuerlich nicht zulasten der tatsächlichen Teilnehmer gehen dürfen (Urteil des Finanzgerichts Köln vom 27.06.2018, 3 K 870/17). Die Finanzverwaltung hat gegen das Urteil Revision eingelegt (Az. beim BFH: VI R 31/18). Nun muss der BFH die endgültige Entscheidung treffen. Bis dahin ist es sinnvoll, gegen Entscheidungen des Finanzamts Einspruch einzulegen und eine Aussetzung des Einspruchsverfahrens bis zur Entscheidung durch den BFH zu beantragen.