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SteuerTipp der Woche - Krudewig Steuermedien

Finanzamt darf auf elektronische Kassendaten zugreifen

16.04.2015 - Nr. 15/15

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wenn Sie buchführungspflichtig sind und bilanzieren müssen, sind Sie auch zur ordnungsgemäßen Kassenführung verpflichtet. Ein manuell geführtes Kassenbuch reicht in der Regel aus, um die gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Wenn Sie aber ein elektronisches Kassensystem (mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung) verwenden, müssen Sie diese Daten bei einer Betriebsprüfung der Finanzverwaltung in elektronischer Form zur Verfügung stellen (BFH-Urteil vom 16.12.2014, X R 42/13). 

Praxis-Beispiel
Im Streitfall wurden die Tageseinnahmen über eine modulare PC-Registrierkasse erfasst, dann durch Tagesendsummenbons ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Anlässlich einer Betriebsprüfung verweigerte die Unternehmerin der Finanzbehörde den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Begründung, sie sei nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet.

Der BFH hat entschieden, dass Einzelhändler nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet sind, die über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen. Da die Unternehmerin eine PC-Kasse verwendete, die detaillierte Informationen aufzeichnete und diese dauerhaft speicherte, muss sie die Kassendaten der Finanzbehörde in elektronisch verwertbarer Form überlassen. 

Der BFH kam zu dem Ergebnis, dass die Klägerin auch nach § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle verpflichtet war. Dem Betriebsprüfer muss es möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen. Deshalb ist es nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich, dass verdichtete Buchungen in Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Dies gilt auch für Bargeschäfte, sofern Einzelaufzeichnungen zumutbar sind. Der Unternehmer kann zwar frei entscheiden, wie er seine Warenverkäufe erfasst. Entscheidet er sich aber für ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet und diese speichert, dann muss er seine Aufzeichnungen auch aufbewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Die Finanzbehörde hat dann im Rahmen einer Betriebsprüfung das Recht, die elektronisch erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anzufordern (§ 147 Abs. 6 Satz 2 Alternative 2 AO).

Praxis-Tipp:
Die Buchführung muss stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Bei einem Kassenbuch ist es erforderlich, alle Bargeldbewegungen zeitnah und vollständig zu erfassen. Es muss dann auch alles, was Sie bar einnehmen oder ausgeben, im Kassenbuch stehen. Wenn die Daten elektronisch erfasst werden, müssen Sie diese elektronisch erfassten Daten dem Finanzamt auch zur Verfügung stellen. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, dass das Finanzamt davon ausgeht, dass Ihre Buchführung nicht ordnungsgemäß ist und Ihre Einnahmen um einen geschätzten Betrag erhöht.

Mit freundlichen Grüßen

Dipl.-Finanzwirt Wilhelm Krudewig, Steuerberater

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