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SteuerTipp der Woche - Krudewig Steuermedien

Betriebsprüfung: Daten dürfen nur während der Prüfung auf dem Notebook des Prüfers gespeichert werden

20.08.2015 - Nr. 33/15

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erhalten Sie in der Regel die Aufforderung, dem Prüfer einen maschinell verwertbaren Datenträger zu überlassen. Der BFH hat nunmehr entschieden, dass die Finanzverwaltung nicht das Recht hat, ihre Daten, die Sie im Rahmen einer Betriebsprüfung digital überlassen haben, über den Zeitraum der Prüfung hinaus auf dem Notebook des Prüfers zu speichern (Urteil vom 16.12.2014, VIII R 52/12; veröffentlicht am 19.08.2015).

Beispiel (Urteilsfall):
Das Finanzamt hatte im Rahmen einer Außenprüfung die Gewinnermittlungen sowie die relevanten Steuerdaten in digitaler Form auf einem maschinell verwertbaren Datenträger angefordert. Der Unternehmer, dessen Betrieb geprüft werden sollte, wandte sich dagegen, weil er befürchtete, dass seine Daten auf dem Prüfer-Notebook missbräuchlich verwendet werden könnten. Er verlangte, dass das Finanzamt diese Daten nicht – wie angekündigt – über den Zeitraum der Prüfung hinaus bis zur Bestandskraft der Steuerbescheide auf dem Prüfer-Notebook speichert. Der BFH bestätigte die Auffassung des Unternehmers.

Der BFH hat entscheiden, dass es dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit entspricht, die Gefahr der missbräuchlichen Verwendung von Daten zu minimieren. Beim Transport des Notebooks im eigenen Fahrzeug und bei der Aufbewahrung in der eigenen Wohnung, ist das erhöhte Diebstahlrisiko und damit der Verlust der Daten nicht von der Hand zu weisen.

Es kann daher von der Finanzverwaltung verlangt werden, dass das Speichern auf dem Prüfer-Notebook auf den Zeitraum der Betriebsprüfung beschränkt wird. Nach Abschluss der Außenprüfung dürfen die Daten nur noch in den Diensträumen der Finanzverwaltung gespeichert und aufbewahrt werden.

Die räumliche Beschränkung des Datenzugriffs kann außerdem aus dem Wortlaut des § 200 Abs. 2 AO und des § 6 der Betriebsprüfungsordnung abgeleitet werden, weil der Unternehmer hiernach die prüfungsrelevanten Unterlagen nur in den Geschäftsräumen, notfalls auch in seinen Wohnräumen oder an Amtsstelle vorzulegen hat und ein anderer Prüfungsort nur ausnahmsweise in Betracht kommt. 

Praxis-Tipp:
Sie können das Risiko eines Datenmissbrauchs mindern, indem Sie nur die angeforderten Unterlagen in digitaler Form einreichen. Außerdem können Sie vom Betriebsprüfer nach Abschluss der Prüfung verlangen, dass er Ihre Daten von seinem Notebook löscht. Er darf Ihre steuerrelevanten Daten in den Räumen der Finanzverwaltung speichern und aufbewahren, nicht aber auf seinem Notebook.

Mit freundlichen Grüßen

Dipl.-Finanzwirt Wilhelm Krudewig, Steuerberater


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